סוף מעשה במחשבה תחילה - הטמעת תקן ISO9001:2008

לא פעם ולא פעמיים, אני יושבת עם האנשים מולם מתבצעת הפעילות שלי (יעוץ בנושא הבטחת איכות), ואומרת להם: בואו נקרא את הנוהל - כמו שאנחנו קוראים את ההגדה סביב השולחן, בליל-הסדר. כל אחד בתורו יקרא איזשהו קטע, וננסה להבין ביחד - למה התכוון המשורר.
המשורר - כיון שאני מרגישה שמי שמחבר את הספר שבצלו יתנהל תהליך הבטחת האיכות - מדמה עצמו לא פעם למשורר.
ההגדה של ליל-הסדר- כיון שכאן כמו שם, הרבה פעמים הדברים אינם מובנים לקוראים.

איך מגיעים למצב כזה?
כמו בהגדה, כך גם בנושא הבטחת איכות - יש מספר בנים - חכמים, רשעים, תמים או שאינם יודעים לשאול. והם אלה שאחראים על הספרות הזאת.
החכמים - אלה אנשים שמרגישים שהספר זורם בדמם. כל הרעיונות וכל המושגים שלמדו ורכשו בתחום הפעילות, במשך השנים - יהוו את הבסיס לספרי נהלים והוראות עבודה שעל- פיהם תעבוד החברה. וכך, בד"כ הם יושבים או בחדרם הסגור בחברה, או בבית - לאחר שעות העבודה הרשמיות, ומחברים את מגילות האיכות. מכון התקנים מאשר- ועכשיו יוצאים לדרך הארוכה והבלתי אפשרית, של ההטמעה.
הרשעים - מביאים איזה יועץ חיצוני - שיקבע ויגיד מה צריך לעשות. הם מנהלים את הפרויקט, מטילים את מרותם על האנשים, קובעים לוחות זמנים לחוצים ליישום - אבל בשום שלב אינם מתחברים יותר מדי לעשייה עצמה.
התמים - יש בכלל אנשים תמים שעדיין עובדים היום? אם יש, אז הם מתעוררים יום אחד עם הידיעה שכבר מזמן היו זקוקים לתקן - כדי לענות על דרישת סף במכרז ספציפי שבו היו מעונינים לקחת חלק. ואין להם תשובה. במקרה הזה - ספור הטמעת התקן נע עפ"י משבי הרוח ותמיד נמצאים באיזשהו שלב לא ברור.
שאינם יודעים לשאול - לאלה יש חברים שעובדים בחברה עם סוג פעילות שונה לחלוטין. הכי פשוט - זה לאמץ את הנהלים - משם לכאן. וכך מוצאים בספרי הנהלים והוראות העבודה שלהם, טפסים עם מידע מגוון. כמו למשל: טפסי עובד חדש בהם העובד מתבקש לציין את מספר מידת הנעליים שלו.

והפתרון :
במשפחה המורחבת אליה אני שייכת, ארגנו את ההגדה שלנו: עם השירים שאנחנו אוהבים לשיר, ועם התזכורות לכך - שעדיין מדובר בארוחת חג הפסח - חג היציאה מעבדות לחירות.
שווה להיזכר בקריאת ההגדה ולאמץ את הכלל: התאמה מכסימלית של נהלי העבודה שכבר קיימים בארגון, לדרישות התקן, ו-לא לשכוח עוד משהו: תיעוד פשוט וידידותי הוא הבסיס למערכת ניהול איכות אפקטיבית.

These pages are © Netta Dotan